Como hacer una conferencia virtual o digital


Poco a poco, las empresas se han adaptado a los medios online, muchas de ellas haciendo uso de las herramientas que de forma gratuita, permiten la comunicación entre los miembros del equipo o incluso con los clientes, específicamente las conferencias virtuales.

En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber acerca de las conferencias online, tipos de conferencias, herramientas y más.

¿Qué es una conferencia online?

Una conferencia online o conferencia virtual es una reunión donde se abordan uno o varios temas específicos, pero que, a diferencia de una conferencia física, se utiliza internet como el facilitador de la comunicación, y una aplicación, sitio web, red social o herramienta para poder hacerlo posible.

Podríamos también catalogar una conferencia como una exposición, en la que se facilita la información con material de apoyo, el cual nos ayuda a mantener el hilo de aquello que queremos comunicar.

En las conferencias, podemos encontrar la figura del conferencista o ponente, el cual se encarga de facilitar el contenido relacionado al tema a tratar. Dicho ponente puede ser uno solo o varias personas, dependiendo de los objetivos que quieran lograrse y del tipo de conferencia que se realice.

Tipos de conferencias:

Antes de entrar directamente en materia, debes saber que existen distintos tipos de conferencias, las cuales se clasifican de acuerdo con la cantidad de ponentes o la información a comunicar. A continuación te mostramos los principales:

1.- Conferencia magistral:

Se trata de una conferencia con fines académicos, en la que generalmente tiene la palabra una sola persona que, por lo general, tiene un amplio conocimiento acerca del tema, para citar ejemplos, puedes ver a Yokoi Kenji o Mario Alonso Puig, dos de nuestros favoritos.

Al final de dicha conferencia, los asistentes pueden realizar preguntas que aclaren sus dudas.

Similar a estas, podríamos nombrar los webinars (que también son en vivo)

2.- Conferencia científica:

Las conferencias científicas pueden ser de carácter público o privado y tienen como objetivo analizar datos y generar informes que luego van a divulgarse, un ejemplo ilustrativo puede ser una junta entre el personal de marketing de una empresa para desarrollar un nuevo producto.

3.- Conferencia de prensa:

Este tipo de conferencias se realizan principalmente con el fin de aclarar puntos respectivos a un tema por arte de personajes públicos. También enfoca la rendición de cuentas por parte de entes gubernamentales. Un ejemplo puede ser la conferencia que da un deportista antes o después de un determinado evento.

4.- Conferencia dialogada:

La conferencia dialogada es aquella en la que participa más de un conferencista o ponente, y que generalmente permite la participación de los asistentes a fin de enriquecer los conocimientos e intercambiar ideas. Puede tener una ronda de preguntas al final.

5.-Conferencia internacional:

Consiste en una reunión entre miembros de un mismo gremio pero de distintos países, cuya finalidad principal es analizar y dar soluciones a distinto problemas de carácter internacional, y que generalmente benefician a los países representados.

6.- Videoconferencia:

Comprende cualquiera de las conferencias anteriores, pero ésta es realizada a través de aplicaciones, herramientas o medios que facilitan la presencia de una o varias personas en la discusión de un tema específico. Y éste, precisamente, es el tema central de nuestro post.

Video rey de as conferencias digitales



El video se ha convertido en el formato rey para este tipo de actividades y, gracias a la magia de Internet, ya no es tan difícil poder realizar una conferencia grupal desde cualquier lugar del mundo y simplemente, usando el celular en los casos más prácticos.

De algo no nos queda la menor duda, y es que el distanciamiento social ha cambiado totalmente la forma en que nos comunicamos con nuestro equipo de trabajo o con nuestros clientes. Ya no se vuelve obligatoria la presencia de la persona en un sitio específico.

¿Cómo se hace una conferencia virtual?

Hacer una conferencia virtual es sumamente sencillo.

Si te has decidido a hacer una conferencia virtual, ya sea para tus clientes o para tu equipo de trabajo, lo primero que debes tener en cuenta es lo siguiente:

  • -El tema: No vamos a invitar a nadie a una conferencia si ni siquiera nosotros mismos sabemos de qué hablaremos, por lo tanto (y aunque es obvio), necesitamos un tema a tratar.
  • -La plataforma: Por plataforma nos referimos a la aplicación, medio o canal que vas a utilizar para hacer tu conferencia virtual. Más adelante te hablaremos de las principales.
  • -La conexión: Procura que tu conexión a internet sea estable. De esta forma evitarás interrupciones en las pantallas de los espectadores.
  • -Material de apoyo: Te ayudará a ilustrar la información y al mismo tiempo permite una mejor comprensión del tema.
  • -Cámara y micrófono: No mecesitas tener los mejores del mercado, pero procura que sean de buena calidad. La iluminación del lugar donde vas a enfocarte también es un factor importante, ya que de nada sirve una buena cámara y una mala luz.


  • También ten en cuenta el ruido de fondo en el sitio que harás tu presentación, de forma que no interfiera con tu voz cuando estés hablando.

    Listo esto, necesitas también disponer una fecha y hora exactas para la presentación, seguramente esta información parece estar de más, pero créeme cuando te digo que hay personas que anuncian conferencias de un día para el otro y no llegan a cumplir el objetivo de la cantidad de personas necesarias.

    Determinar una fecha y hora, te dará tiempo para poder prepararte y ensayar tu presentación además de que podrás preparar tu material de apoyo.

    Y acá hay que acer hincapié, ya que una conferencia virtual puede ser memorable sin ningún material de apoyo, pero si lo tienes, la experiencia de las personas que asistan será muchísimo mejor, haciendo que te recomienden.

    Preparar una presentación de power point que te ayude a ilustrar aquello que explicas, es la opción mínima y la más usada incluso ppr profesionales. Especialmente si tu conferencia tiene fines comerciales, ya que esto te ayudará a captar leads. También hablaremos de esto mas adelante.

    Para poder hacer una presentación digital puedes usar una de las herramientas más innovadoras del momento: Google Slides, la cual te permite crear presentaciones de power point y guardarlas en Google Drive o descargarlas en distintos formatos a tu dispositivo, sea móvil o de escritorio. 

    Además, se integra fácilmente con Google Meet, lo cual te permitirá compartir tu presentación con los asistentes a tu conferencia de una forma muy sencilla.

    Definitivamente, la suite de Google tiene todo lo que necesitamos.

    También puedes usar Microsoft Power Point o el editor de imágenes de tu preferencia, sin embargo, ten en cuenta el tipo de pantallas desde las que te van a visualizar y no solo desde la que vas a transmitir. El canal elegido también juega un papel importante.

    Canales, apps y medios:

    Actualmente se usa casi cualquier app para poder realizar conferencias, sin embargo, existen algunas prácticas que alteran el concepto de la misma, como por ejemplo el uso de Whatsapp. Abordaremos muchas herramientas, quedando de ti la elección de la que más te convenga según tus objetivos:

    • -Zoom.
    • -Microsoft Teams.
    • -Google Duo.
    • -Google Meet. (Nuestra favorita)
    • -Jitsi Meet.
    • -Skype.
    • -Telmex.


    Estas aplicaciones tienen un buen desempeño si decides usarlas de forma interna en tu empresa, ya que para poder participar, las personas necesian al menos un enlace de acceso.

    También puedes usarlas con leads o clientes habituales, ya que suele ser más fácil lograr que ellos participen en estos eventos.

    Podría continuar la lista con un sinfín de apps que vas a encontrar en Play Store simplemente colocando en el buscador la palabra "Videoconferencia", sin embargo, la idea de este artículo es que elijas una para que puedas hacer lo que tienes en mente.

    Ahora bien, si tu conferencia en vez de ir dirigida a tu equipo de empresa, va a tu público objetivo, o tiene como fin captar nuevos clientes, lo mejor es ponérselo fácil a los que van a participar, especialmente si se trata de captación de nuevos leads.

    Y para esto puedes usar canales que de alguna manera no requieren registros ni nada por el estilo, a continuación te doy tres ideas:

  • 1.- Youtube: Puedes hacer tu conferencia en vivo desde youtube, si tienes 1000 suscriptores o más, podrás usar el celular para esto. Recomiendo youtube porque una vez finalizado, puedes dejar publicado tu video y más personas podrán acceder al mismo desde cualquier dispositivo. Desde youtube puedes programar una fecha futura y proveer el enlace a las personas que se registren, de esta forma tendrás sus datos de contacto.

  • 2.- Faceboook: También lo recomiendo ampliamente, ya que hay muchísimo público en esta red social. Puedes hacer un video en vivo desde tu fanpage o en un grupo específico que ya tengas creado. También puedes hacer un grupo nuevo. Una vez finalizado puedes elegir si lo dejas o no publicado. Es muy cómoda de usar.

  • 3.- En tu sitio web: Puedes elegir cualquiera de los dos canales anteriores e insertar el video en una página específica de tu sitio web. Esto no sólo te llevará más tráfico, sino que permitirá analizar el comportamiento de los usuarios una vez que estén allí.


  • Aquí no se quedan la ideas, no te preocupes. También puedes usar las distintas apps de comunicación como Whatsapp o Telegram (recomiendo muchísimo la última), para hacer tu conferencia. Si bien la característica principal queda anulada, ya que no se te verá el rostro, puedes usar los audios y apoyarte en imágenes para hacerlo posible. Esta práctica, recibe el nombre de Forochat.



    Tips para hacer una conferencia digital



    Consejos para que tu conferencia virtual sea inolvidable:

  • 1.- Usa material de apoyo: Unos buenos slides siempre harán que el contenido sea más comprensible. Si vas a presentar gráficas, puedes hacerlas con Google Sheets y con Google Docs, puedes generar cualquier recurso en pdf que se te ocurra. Obsequiar este material al final es una gran táctica.

  • 2.- Ensaya hasta más no poder: La perfección solo se logra con práctica, además, mostrar seguridad en tu conferencia es sinónimo de que dominas el tema. La actitud es determinante si quieres encontrar nuevos clientes.

  • 3.- Ten un guión: Tener un guión no quiere decir que no sepas. Un guión significa que llevas un enfoque claro y te ayuda a no desviarte de las ideas que vas a tratar. Ser concreto es una virtud de los grandes conferencistas.

  • 4.- Establece un tiempo: Necesitas tiempo para prepararte y preparar el material. Y si tu conferencia es para captar leads, entonces necesitas tiempo para hacer publicidad. Pero también necesitas definir la duración máxima de tu conferencia y comunicarlo a los invitados.

  • 5.-Haz una landing page: Si vas a hacer una conferencia para captar leads, hay dos maneras en que puedes usar una landing page: La primera es pidiendo los datos de contacto (correo electrónico) a cambio de la participación en la conferencia. La segunda es al final de la conferencia a cambio de material descargable.

  • En el primer caso, nos gusta más, ya que podemos de esta forma mantenernos comunicados con los que desean participar y enviarles un recordatorio antes del evento.

    Sin embargo, la elección es tuya, ya que depende de los objetivos que te hayas propuesto desde el principio.

    Espero que este post haya sido de ayuda para ti, puedes dejar un comentario o compartir con tus conocidos si te ha gustado.

    Y si tienes alguna pregunta, puedes dejar un comentario o escribir a nuestro chat, con gusto te responderemos.