Cómo usar Google Forms en tu blog

Google Forms es una herramienta magnífica que nos permite realizar distintas tareas de acuerdo con lo que necesitemos, especialmente en nuestro blog, donde muchos visitantes anónimos llegan y se van, y solo se ven reflejados en el informe estadístico del mes o de la semana, según convenga.

Para poder identificar a estos usuarios, o bien recabar datos (anónimos o no), de nuestra audiencia y así mejorar nuestro desempeño, podemos emplear esta herramienta que, además de ser gratuita, puede integrarse con la suite de Google, permitiéndonos crear una base de datos sencilla pero potente que ayudará a encaminar nuestras acciones de marketing.

La data lo es todo, lo que hace poderosas a grandes empresas, es la data que poseen de sus usuarios. Pero poseer data no es algo que se limite a grandes corporaciones, si tu negocio es pequeño o local, también puedes hacerlo. Ésto te ayudará a mejorar tus servicios.

Nosotros somos fieles usuarios de Google Forms, y utilizamos esta técnica en varias de nuestras páginas de recursos.

Así que veamos este mega tutorial que te dejamos a continuación.

Funciones de Google Forms:

Antes de adentrarnos en lo práctico, enumeraremos las funciones para las cuales puede ser destinada esta herramienta, obviamente funciona para recabar datos, sin embargo puede ir mucho más allá:

✔️ Hacer encuestas.

✔️ Recopilar emails.

✔️Recopilar números telefónicos.

✔️Conocer intereses.

✔️Realizar cuestionarios.

✔️Solicitar archivos específicos y más.

Prácticamente podemos saber o recibir cualquier cosa de nuestra audiencia si realizamos nuestras preguntas o definimos nuestras opciones estratégicamente. De aquí que planificar lo que haremos es muy importante.

Google Forms es fácilmente integrable con las demás aplicaciones de la suite de Google como Calendar, Gmail, Docs, Sheets, Slides y otras. Esto hace que sea muchísimo más versátil a la hora de ser usada en pequeñas y medianas empresas. Aún así, nos enfocaremos en un uso más personal, para negocios no tan grandes, ya que para éstos podemos emplear G Suite.

Usando Google Forms en nuestro blog:

Como sabes, nuestra metodología se basa en convertir nuestro blog en una máquina que automatice acciones para cerrar ventas. De aquí la idea de este tutorial, el cual también me pidieron varias personas del grupo de Telegram.

Como ya sabes, lo primero que debes tener son tus acciones planificadas:

➕¿Qué vas a hacer con la data recopilada?

➕¿Qué decisiones se tomarán de acuerdo con los distintos escenarios?

➕¿Cuáles son los datos mínimos que necesitas para hacer posible tu siguiente acción?

Todo esto debes haberlo definido desde el inicio. Si no lo has hecho, empieza entonces y deja el formulario en último lugar.

Si ya tienes todo definido, comencemos a integrar el formulario en tu blog con los siguientes pasos:

1.- Ingresar a Google Forms:

Lo primero es ingresar a su página principal e iniciar sesión si no lo has hecho. Para esto usarás tu usuario y contraseña de Gmail.

2.- Creando nuestro formulario:

Una vez iniciada la sesión, nos dirigirá a la página donde podremos elegir entre una plantilla predeterminada -las cuales están muy buenas, por cierto- o crear uno desde cero. En lo personal, preferimos crearlo desde el inicio, ya que no usamos demasiadas opciones.

Si te has decantado por alguna de las plantillas, verás que hay muchas para elegir. De la misma forma que desde cero, puedes crear tu formulario con preguntas ya seleccionadas que harán la tarea más sencilla. Dichas preguntas puedes mofificarlas, cambiarlas o eliminarlas según convenga.

Las opciones, preguntas y campos que contienen las plantillas, te ayudarán a tener una idea de lo que debes solicitar en caso que te estés iniciando en el uso de la aplicación.

Puedes agregar a tu formulario tantas secciones como gustes, siguiendo un orden lógico de pasos. También puedes dirigir al usuario a una sección en específico de acuerdo con la opción que seleccione, esto a modo de formato condicional.

¿Qué tipos de datos puedo solicitar?

Prácticamente cualquiera, más adelante los veremos.

Por ejemplo, puedes elaborar un formulario para pedidos de ropa, donde incluyas campos como el correo electrónico, el código del producto, el color (usando una lista de colores disponibles) y la dirección de envío. Esto puede ayudarte a agilizar los pedidos de tu tienda de una forma más sencilla, evitándote hacer siempre las mismas preguntas a distintos clientes.

Además tienes la posibilidad no solo de hacer campos de llenado obligatorio, sino de también validar estos datos que solicitas para poder hacerte la vida más sencilla y evitar recibir datos incongruentes.

Otra de sus grandes funciones es la de notificarte mediante un correo electrónico que alguien ha llenado tu formulario, lo que quiere decir que habrás ahorrado tiempo al momento de hacer tu venta, ocupándote de procesar el pedido con los datos que obtuviste.

Por ejemplo, si te diriges a nuestros productos o servicios, verás un botón azul donde podrás solicitarlos, pero antes, deberás llenar el formulario con los datos necesarios de acuerdo con el servicio que solicites. Lo mismo con los recursos descargables.

¿Cómo crear mi formulario?

Vamos, que viniste a un tutorial y aún solo tienes una plantilla, así que te explico con una imagen y su respectivo texto:

1.- Agregar un campo: En esta opción podrás agregar los campos que necesites para el formulario, los tipos de datos los podrás cambiar una vez que hayas añadido el campo correspondiente.

Tipos de datos que puedes solicitar:

▶️Respuesta breve.
▶️Párrafo.
▶️Opción múltiple.
▶️Casilla de verificación.
▶️Lista desplegable.
▶️Carga de archivos.
▶️Escala lineal.
▶️Cuadrícula de opción múltiple.
▶️Cuadrícula de casillas de verificación.
▶️Fecha.
▶️Hora.

2.- Abrir formulario: en esta opción puedes seleccionar un formulario ya creado para modificarlo.

3.- Añadir campo de texto: Esta opción te sirve para comunicar acciones que puede realizar el usuario u ofrecer información adicional.

4.- Añadir imagen: Puedes colocar, por ejemplo, imágenes adicionales del producto con esta opción.

5.- Añadir video: El usuario podrá visualizar un video que tengas en Youtube, por ejemplo. Una opción útil si estás mostrando más información acerca del producto.

6.- Añadir sección: Aquí podrás "paginar" tu formulario. Puedes agregar tantas secciones como quieras y hacer tu formulario todo lo complejo que necesites, siempre y cuando sigas un orden lógico de opciones, como dijimos anteriormente.

Y pues ya conoces las opciones básicas. Pero todavía falta.

Configuración de respuestas:

En nuestro panel de respuestas tenemos un panel simple, en el que podemos seleccionar el cuadro verde para vincular las repuestas recibidas con una hoja de cálculo de Google Sheets. En la captura, se ve en blanco todo esto, sin embargo cuando recibas respuestas, en este panel obtendrás una vista previa de las mismas.

En los tres puntos que se encuentran al lado del ícono verde, podemos acceder a más opciones tales como:

Recibir notificaciones por correo: activa esta opción y cada vez que alguien llene el formulario, podrás recibir un correo electrónico indicándote que tienes una nueva respuesa en el formulario que has creado.

Seleccionar el destino de la respuesta: aquí puede elegir entre crear una nueva hoja de cálculo como archivo o vincular tu formulario a un grupo de hojas para un fin. En este caso, se creará una pestaña adicional.

Desvincular formulario: Si vas a eliminar el formulario creado, deberás desvincularlo primero.

Descargar las respuestas: Puedes descargar las respuestas en un archivo CSV (Valores separados por comas), que podrás usar en cualquier otra base de datos local u aplicación de tu preferencia.

Imprimir todas las respuestas: Usar papel está de más, pero no la opción.

Eliminar todas las respuestas: Esto eliminará la vista previa de las respuestas que estén en dicho formulario.

Debes tener las respuestas vinculadas a una hoja de cálculo para usar esta opción, de lo contrario perderás las respuestas que hayas obtenido.

Configurar el formulario:

Mediante la rueda dentada, podemos acceder a las opciones para configurar nuestro formulario de Google y establecer parámetros acordes a lo que solicitamos.

General: Estas opciones nos permitirán:

Recopilar el correo electrónico de la persona como valor mínimo por defecto, ubicándolo en la parte superior del formulario como primer campo a llenar.

Solicitar recibos de respuesta: Enviarle una copia de sus respuestas al usuario, puedes elegir entre enviarlas automáticament o si el usuario las solicita.

Limitar a una respuesta: Si activas esta opción, las personas deberán iniciar sesión en Google para poder llenar el formulario.

Más abajo tienes opciones de edición luego del envío y visualización de gráficos de las respuestas.

Presentación:

Mostrar barra de progreso: este es un recurso útil si tu formulario tiene distintas secciones o páginas.

Orden de preguntas aleatorio.

Mostrar un vínculo para enviar otra respuesta.

Mensaje de confirmación: Aquí podrás establecer un mensaje de agradecimiento o incluir un enlace si quieres mandar a tu usuario a otra ubicación. Si usas con un poco de creatividad este mensaje puedes hacer verdaderas maravillas.

La pestaña "Cuestionarios" te ofrece opciones que pueden ser de mucha utilliad en caso de que tengas una academia online. Y sí, también puedes integrarlo con Google Classroom.

Una vez configuradas las opciones de nuestro formulario, pasemos a personalizarlo.

Personalizar formulario:

No son demasiadas las opciones que nos ofrecen los formularios a la hora de persoalizarlos, pero sí podemos:

Añadir una imagen de cabecera.
Seleccionar un color de tema, el cual se ajusta a la imagen que hayamos subido (si es que la usamos).
Seleccionar un color de fondo.
Seleccionar una fuente.

No son muchas pero cumplen su función básica.

Es cierto que les falta tal vez un poco de estética, pero la idea de un formulario es convertir en vez de desviar la atención. Cuanto más simple, mejor.

Enviar formulario:

Ahora que hemos creado nuestro formulario, ha llegado la mejor parte de todas: enviarlo.

Vamos a ver las distintas opciones que nos ofrece Google Forms antes de elegir con la que vamos a trabajar:

Enviar por correo electrónico:

Colocaremos la dirección del correo a donde enviaremos el formulario, un asunto y un mensaje. Podemos elegir entre incrustar el formulario en el correo electrónico o bien proveer un enlace al mismo para que el receptor lo llene en la app web de Google Forms.

Utilizar un enlace para el formulario:

En esta opción podemos copiar el enlace largo o acortar la dirección del mismo para enviarlo de forma directa a la persona que necesitemos.

Incrustar el formulario:

Esta opción nos permitirá insertar nuestro formulario en un blog o sitio web mediante un código HTML.

Ahora bien, esta última opción sería la más conveniente para algunos, ya que solo requiere crear una nueva entrada o página y añadir el HTML, sin embargo, a nivel estético no es muy llamativo que digamos.

Por otro lado, si incluyes un enlace en el mensaje de confirmación, muchas veces no redirecciona. Hemos notado este bug en experimentos, por lo tanto, si te decides por esta opción, lo harás a tu riesgo.

¿Qué recomendamos? Usar el enlace. Obviamente no lo vamos a colocar tal como está.

En nuestro compositor de entradas, podemos añadir un enlace al final de nuestra página o entrada, con un texto descriptivo, por ejemplo, solicitar pedido.

Al configurarlo, podemos hacer que el formulario se abra en una nueva pestaña del navegador, de esta manera el usuario no tendrá que salir de nuestro sitio web y cerrarla una vez terminado el proceso.

¿Se puede personalizar el enlace?

El enlace del formulario no se puede personalizar, pero si lo incluimos en nuestro blog podemos darle formato mediante CSS para que llame un poco más la atención.

Por otro lado, ya podremos olvidarnos del enlace al formulario, bastará con compartir la entrada o página de nuestro blog donde podemos añadir un video, infografía o texto. Incluso podemos hacer nuestra galería de productos o servicios e invitar a solicitarlos a través del enlace, lo cual nos ahorra muchísimo tiempo.

¿Dónde se almacena la información? ¿Cómo encuentro mi formulario luego?

Toda la información se almacena básicamente en el mismo formulario, el cual puedes buscar ingresando a tu cuenta de Google Drive, sin embargo, usando solo este método, como dijimos anteriormente, corres el riesgo de perderla, por lo cual existe un botón para vincular dichas respuestas a una hoja de cálculo en Google Sheets (el que dijimos anteriormente), creando de este modo una base de datos.

Si dispones de la aplicación Google Sheets, podrás acceder a todos los registros incluso desde tu celular. Esto es magnífico si eres un nómada digital.

Algo más sobre los formularios:

Los enlaces a los formularios son dinámicos, por lo cual el más mínimo cambio que hagas, cambiará el enlace, lo que te obliga a actualizarlo donde lo hayas colocado, así que ten esto siempre en cuenta.

Y hasta aquí este tutorial que espero te funcione. Esta es una de las tantas técnicas que empleamos en nuestra metodología Blog Sell Machine, la cual puedes conocer a profundidad descargando nuesta guía a través de este enlace.

Si te ha gustado comparte.