Cómo hacer facturas con Google Sheets

Conforme pasa el tiempo, ser ecológico sigue siendo la premisa. Atrás quedaron las engorrosas impresoras que gastan papel en exceso, generando basura y abarcando partes de los gastos de un negocio o empresa.

Si ofreces servicios como trabajador independiente o tienes un negocio pequeño, hacer tus propias facturas (o tickets de compra) con Google Sheets te sacará del paso. 

No es que pretendamos violar la ley, los tickets fiscales son muy importantes, pero este tipo de herramientas digitales pueden avalar la compra de tus clientes, aportándoles confianza y brindándoles seguridad.

Disminuir el impacto ambiental que produce la basura es tarea de todos, además que este tipo de herramientas son muy sencillas de usar.

Si quieres generar tus propias facturas o notas de pago con Google Sheets, entonces toma lápiz y papel o guarda el enlace de este post en tus favoritos.

¿Qué campos deben incluirse en una factura?

Es cierto, no se nos puede pasar nada por alto.

Por lo tanto, debemos saber antes que nada cuáles son los campos que vamos a ocupar para que nuestra factura esté completa.

-Logo de la empresa.

-Nombre de la empresa (opcional).

-RIF de la empresa.

-Número de factura.

-Fecha.

-Nombre del cliente o razón social.

-DNI, RIF o C.I. del cliente a quien le hacemos la factura.

-Dirección del cliente.

-Teléfono del cliente.

-Email del cliente (opcional colocarlo pero imprescindible pedirlo).

Campos de la factura:

Nuestra factura se dividirá en filas y columnas, cada fila, contendrá distintos datos, mientras que cada columna, estará formada por un mismo tipo de datos.

Así, tendremos una primera columna llamada cantidad, la cual indicará el total de ítems que se adquieren.

Una segunda columna llamada descripción, donde colocaremos detalles de cada ítem que adquiere nuestro cliente.

Una tercera columna con el monto unitario de dichos ítems.

Y una cuarta columna que indicará el total de la cantidad de ítems por categoría.

Celdas importantes:

Nuestra factura también tendrá celdas muy importantes, como el sub total, el impuesto y el total, además de un espacio "observaciones" que nos permitirá tomar algunas notas.

Generar facturas con Google Sheets:

Si has usado Excel, entonces Sheets será muy sencilla de manejar para tí.

A diferencia de Excel, Google Sheets se sincroniza con tu cuenta de Drive, lo que te permite acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, incluyendo tu celular. Solo tienes que iniciar la sesión con tu correo electrónico y voilá, todos tus archivos al alcance.

Su portabilidad, es quizá el punto más importante.

Así que empecemos.

El modelo vertical es el más utilizado puesto que permite listar los ítems. Juega con las celdas e incluye tu logo pero al mismo tiempo personaliza. ¡Los límites los pones tú!

Dejemos para este espacio, el rango de celdas A1:F4. Los dos puntos, se leen como "hasta".

En el rango A5:F9, colocaremos los datos importantes que necesitamos para nuestra factura, los cuales sirven para identificar a nuestro cliente.

La fila 10, la dejaremos para colocar los nombres de las columnas que van a especificar la compra de nuestro cliente.

La celda A11, la dejaremos tal cual está, sin embargo, desde B11, vamos a unir algunas casillas: B11 hasta D11 se convertirán en una sola, puedes seleccionarlas haciendo clic y arrastrando hasta la celda deseada.

Ahora que las tenemos seleccionadas, pulsaremos nuestro botón "[<- ->]" que nos permitirá unir dichas celdas.

Para aplicar este formato, hacemos arrastre hacia abajo y con el botón derecho del ratón, elegimos "Pegado especial", a continuación elegimos "Pegar formato". El formato de las celdas unidas se aplicará hasta la fila que hayamos seleccionado.

Ten en cuenta que cuanto más abajo llegues  seleccionando filas, más abajo se visualizará el total.

En la celda D12, colocaremos el primer valor unitario. Ya que tenemos algunos campos de nuestra factura listos, podemos ir colocando sus nombres en la fila de arriba (Fila 10): "Cantidad" en A10; "Descripción" en B10 hasta D10, y "Valor Unitario" en E10.

Para F11, vamos a colocar el primer sub total, pero antes, colocaremos en F10, la palabra "Precio".

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Crear una factura no tiene demasiada ciencia, solo necesitas algunas fórmulas y estará todo listo.

La primera de ellas, es una multiplicación. Debemos multiplicar la cantidad de producto por la cantidad unitaria.

Por lo tanto, tomaremos nuestra celda F11 y aplicaremos en ella la siguiente fórmula:

Seguidamente, hacemos clic y arrastramos hacia abajo hasta la celda deseada para que la fórmula se aplique a las celdas que hayamos seleccionado. Para esto debemos realizar clic con el boton derecho y seleccionar "Autocompletar".

Al colocar únicamente la cantidad de productos comprados en la celda correspondiente (columna A), y el valor unitario de la misma forma (columna E), nuestra columna F se actualizará de forma automática.

Divertido ¿No?

Sigamos.

Parte 2, Sumando totales y extrayendo impuestos:

Para saber el resultado de nuestra venta, debemos ir hasta la celda que deseemos de nuestra columna F y colocar la siguiente fórmula:

Esta fórmula, tomará todos los valores de la columna y nos arrojará un resultado.

En la casilla de abajo, luego del resultado, vamos a extraer el impuesto de esa suma que hemos realizado, así que vamos a emplear una nueva fórmula para ello:

Esta fórmula nos dará el monto del IVA (16% en nuestro país), con respecto a la suma realizada. Si el monto del impuesto es otro para tu país, cambia el número 16 por el que corresponda.

Ahora, solo tenemos que sumar ambas celdas en la casilla de abajo para obtener un resultado total.

Así que en la celda donde queremos que se refleje el total, colocaremos la fórmula siguiente:

Como te habrás dado cuenta (seguro que has probado con algunos números), el subtotal y los totales (incluído el monto del impuesto) se actualizan a medida que vas agregando datos. Lo mismo sucede con el total a pagar.

Esto quiere decir que los únicos valores a colocar son la cantidad de productos adquirida por el cliente, la descripción de los mismos y el valor unitario de cada uno.

Voilá, ya tenemos nuestra factura lista para ser enviada.

Enviar las facturas es muy sencillo, solo hay que buscar la opción "Compartir y exportar" y seleccionar "Enviar como PDF" si estás desde el celular.

Si estás desde la PC, seleccionas la opción "Archivo", y luego "Correo electrónico", a continuación se abrirá un cuadro de diálogo en el que ppdrás insertar la dirección de correo electrónico del destinatario, un asunto, un mensaje y podrás elegir el formato en el que se enviará tu factura, te recomendamos que sea en formato PDF, ya que los otros permiten edición.

Con esto ya tienes lista una factura provisional que puedes emplear para enviar a tus clientes sin la necesidad de usar papel. Para envios futuros, solo debes abrir la hoja de cálculo y editar los campos que correspondan a los datos, no hace falta agregar nuevas fórmulas.

Te recomiendo que si vas a enviar facturas de estas, crees una nueva hoja de cálculo aparte para llevar registros de las que ya has enviado, de esta forma podrás hacer seguimiento y enumerar las facturas correctamente.

Si te parece un poco complejo, hemos elaborado una plantilla de factura que te puede servir, la puedes modificar a tu gusto agregando tu logo y cambiando los colores:

👉🏻Descarga el modelo de factura aquí👈🏻

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