Como hacer facturas con google sheets

Conforme pasa el tiempo, ser ecol贸gico sigue siendo la premisa. Atr谩s quedaron las engorrosas impresoras que gastan papel en exceso, generando basura y abarcando partes de los gastos de un negocio o empresa.

Si ofreces servicios como trabajador independiente o tienes un negocio peque帽o, hacer tus propias facturas (o tickets de compra) con Google Sheets te sacar谩 del paso. 

No es que pretendamos violar la ley, los tickets fiscales son muy importantes, pero este tipo de herramientas digitales pueden avalar la compra de tus clientes, aport谩ndoles confianza y brind谩ndoles seguridad.

Disminuir el impacto ambiental que produce la basura es tarea de todos, adem谩s que este tipo de herramientas son muy sencillas de usar.

Si quieres generar tus propias facturas o notas de pago con Google Sheets, entonces toma l谩piz y papel o guarda el enlace de este post en tus favoritos.

¿Qu茅 campos deben incluirse en una factura?

Es cierto, no se nos puede pasar nada por alto.

Por lo tanto, debemos saber antes que nada cu谩les son los campos que vamos a ocupar para que nuestra factura est茅 completa.

-Logo de la empresa.
-Nombre de la empresa (opcional).
-RIF de la empresa.
-N煤mero de factura.
-Fecha.
-Nombre del cliente o raz贸n social.
-DNI, RIF o C.I. del cliente a quien le hacemos la factura.
-Direcci贸n del cliente.
-Tel茅fono del cliente.
-Email del cliente (opcional colocarlo pero imprescindible pedirlo).

Campos de la factura:

Nuestra factura se dividir谩 en filas y columnas, cada fila, contendr谩 distintos datos, mientras que cada columna, estar谩 formada por un mismo tipo de datos.

As铆, tendremos una primera columna llamada cantidad, la cual indicar谩 el total de 铆tems que se adquieren.

Una segunda columna llamada descripci贸n, donde colocaremos detalles de cada 铆tem que adquiere nuestro cliente.

Una tercera columna con el monto unitario de dichos 铆tems.

Y una cuarta columna que indicar谩 el total de la cantidad de 铆tems por categor铆a.

Celdas importantes:

Nuestra factura tambi茅n tendr谩 celdas muy importantes, como el sub total, el impuesto y el total, adem谩s de un espacio "observaciones" que nos permitir谩 tomar algunas notas.

Generar facturas con Google Sheets:

Si has usado Excel, entonces Sheets ser谩 muy sencilla de manejar para t铆.

A diferencia de Excel, Google Sheets se sincroniza con tu cuenta de Drive, lo que te permite acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, incluyendo tu celular. Solo tienes que iniciar la sesi贸n con tu correo electr贸nico y voil谩, todos tus archivos al alcance.

Su portabilidad, es quiz谩 el punto m谩s importante.

As铆 que empecemos.

1.- Define el modelo de tu factura:


El modelo vertical es el m谩s utilizado puesto que permite listar los 铆tems. Juega con las celdas e incluye tu logo pero al mismo tiempo personaliza. ¡Los l铆mites los pones t煤!

Dejemos para este espacio, el rango de celdas A1:F4. Los dos puntos, se leen como "hasta".

En el rango A5:F9, colocaremos los datos importantes que necesitamos para nuestra factura, los cuales sirven para identificar a nuestro cliente.

La fila 10, la dejaremos para colocar los nombres de las columnas que van a especificar la compra de nuestro cliente.

La celda A11, la dejaremos tal cual est谩, sin embargo, desde B11, vamos a unir algunas casillas: B11 hasta D11 se convertir谩n en una sola, puedes seleccionarlas haciendo clic y arrastrando hasta la celda deseada.

Ahora que las tenemos seleccionadas, pulsaremos nuestro bot贸n "[<- ->]" que nos permitir谩 unir dichas celdas.

Para aplicar este formato, hacemos arrastre hacia abajo y con el bot贸n derecho del rat贸n, elegimos "Pegado especial", a continuaci贸n elegimos "Pegar formato". El formato de las celdas unidas se aplicar谩 hasta la fila que hayamos seleccionado.

Ten en cuenta que cuanto m谩s abajo llegues  seleccionando filas, m谩s abajo se visualizar谩 el total.

En la celda D12, colocaremos el primer valor unitario. Ya que tenemos algunos campos de nuestra factura listos, podemos ir colocando sus nombres en la fila de arriba (Fila 10): "Cantidad" en A10; "Descripci贸n" en B10 hasta D10, y "Valor Unitario" en E10.

Para F11, vamos a colocar el primer sub total, pero antes, colocaremos en F10, la palabra "Precio".


Las notas de compra, tickets o facturas hechas en Google Sheets, son ecol贸gicas y reducen los costes en papel.


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2.- Las f贸rmulas a usar:


Crear una factura no tiene demasiada ciencia, solo necesitas algunas f贸rmulas y estar谩 todo listo.

La primera de ellas, es una multiplicaci贸n. Debemos multiplicar la cantidad de producto por la cantidad unitaria.

Por lo tanto, tomaremos nuestra celda F11 y aplicaremos en ella la siguiente f贸rmula:

=(E11*A11)

Seguidamente, hacemos clic y arrastramos hacia abajo hasta la celda deseada para que la f贸rmula se aplique a las celdas que hayamos seleccionado. Para esto debemos realizar clic con el boton derecho y seleccionar "Autocompletar".

Al colocar 煤nicamente la cantidad de productos comprados en la celda correspondiente (columna A), y el valor unitario de la misma forma (columna E), nuestra columna F se actualizar谩 de forma autom谩tica.

Divertido ¿No?

Sigamos.

Parte 2, Sumando totales y extrayendo impuestos:

Para saber el resultado de nuestra venta, debemos ir hasta la celda que deseemos de nuestra columna F y colocar la siguiente f贸rmula:

=SUM(F11:F[Inserte el n煤mero de celda hasta donde va a sumar])

Esta f贸rmula, tomar谩 todos los valores de la columna y nos arrojar谩 un resultado.

En la casilla de abajo, luego del resultado, vamos a extraer el impuesto de esa suma que hemos realizado, as铆 que vamos a emplear una nueva f贸rmula para ello:

=([Coordenadas de la casilla de arriba]*16/100)

Esta f贸rmula nos dar谩 el monto del IVA (16% en nuestro pa铆s), con respecto a la suma realizada. Si el monto del impuesto es otro para tu pa铆s, cambia el n煤mero 16 por el que corresponda.

Ahora, solo tenemos que sumar ambas celdas en la casilla de abajo para obtener un resultado total.

As铆 que en la celda donde queremos que se refleje el total, colocaremos la f贸rmula siguiente:

=SUM([Celda donde aparece reflejado el sub total];[Celda donde aparece el impuesto]).

Valores para colocar:


Como te habr谩s dado cuenta (seguro que has probado con algunos n煤meros), el subtotal y los totales (inclu铆do el monto del impuesto) se actualizan a medida que vas agregando datos. Lo mismo sucede con el total a pagar.

Esto quiere decir que los 煤nicos valores a colocar son la cantidad de productos adquirida por el cliente, la descripci贸n de los mismos y el valor unitario de cada uno.

Voil谩, ya tenemos nuestra factura lista para ser enviada.

¿C贸mo enviar la factura?


Enviar las facturas es muy sencillo, solo hay que buscar la opci贸n "Compartir y exportar" y seleccionar "Enviar como PDF" si est谩s desde el celular.

Si est谩s desde la PC, seleccionas la opci贸n "Archivo", y luego "Correo electr贸nico", a continuaci贸n se abrir谩 un cuadro de di谩logo en el que ppdr谩s insertar la direcci贸n de correo electr贸nico del destinatario, un asunto, un mensaje y podr谩s elegir el formato en el que se enviar谩 tu factura, te recomendamos que sea en formato PDF, ya que los otros permiten edici贸n.

Con esto ya tienes lista una factura provisional que puedes emplear para enviar a tus clientes sin la necesidad de usar papel. Para envios futuros, solo debes abrir la hoja de c谩lculo y editar los campos que correspondan a los datos, no hace falta agregar nuevas f贸rmulas.

Te recomiendo que si vas a enviar facturas de estas, crees una nueva hoja de c谩lculo aparte para llevar registros de las que ya has enviado, de esta forma podr谩s hacer seguimiento y enumerar las facturas correctamente.

Si te parece un poco complejo, hemos elaborado una plantilla de factura que te puede servir, la puedes modificar a tu gusto agregando tu logo y cambiando los colores:




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