3 elementos importantes en un correo electrónico

Nos encanta hablar del email, es "justo y necesario" reivindicar un canal que no está para nada obsoleto, sino que simplemente se le ha dado el uso incorrecto por parte de las personas.

Hoy por hoy, muchos usan el correo electrónico como el canal de recepción de "basura digital". Aplicaciones de mensajería como Whatsapp o Telegram, van por el mismo camino, son millones los mensajes que no son leídos al final del día por ser irrelevantes o peor aún, porque son demasiados.

Su bandeja de entrada de correo electrónico dice mucho de usted. ¿Está recibiendo información relevante en verdad? Si no es así y solo tiene el correo para recibir basura digital, puede usar herramientas como unroll.me que le permitirán hacer una limpieza de su buzón.

Y es que muchas veces se pasa por alto información realmente importante: como actualizaciones de un servicio que haya contratado, confirmaciones de acciones que haya realizado en algún sitio web, etc. Los servicios de atención al cliente reciben millones de llamadas al día de personas que no leen su email, porque lo tienen de "papelera virtual".

Así como su bandeja de entrada dice mucho, sus mensajes enviados, mas allá del contenido que hay en ellos, también.

Las comunicaciones por correo electrónico, suelen ser confiables cuando el remitente está debidamente identificado. Aunque este post no habla de seguridad informática, es necesario mencionar que siempre verifique la dirección del remitente, con el pasar del tiempo nos hemos vuelto demasiado visuales, para los estafadores de internet es muy sencillo clonar la línea gráfica de alguna empresa y usarla para robar sus datos y quién sabe qué mas...

En este sentido, existen tres elementos que le pueden identificar y son clave para proveer confianza a sus clientes y prospectos, veamos cuáles son:

1.- El avatar:

Parece mentira que algo tan simple, pueda ser tan significativo, el avatar de su correo electrónico de empresa le permite al receptor identificar a quien le envía la comunicación sin la necesidad de leer la dirección del remitente.

Por otro lado, el avatar es lo primero que se visualiza al recibir un correo electrónico. Lo segundo es el nombre del remitente y lo tercero es el asunto. Este es el orden en que una persona visualiza un correo nuevo, le toma menos de un segundo decidir si lo elimina o no.

A pesar de esto, no todos los proveedores de correo electrónico ofrecen la posibilidad de mostrar un avatar, esto suele pasar mayormente cuando el proveedor no es exactamente el mismo para el emisor y receptor, como es nuestro caso: Nuestro proveedor de correo corporativo es Zoho, mientras que la mayoría de las personas usan Gmail. Para los que tienen correos hechos con Zoho, es fácil visualizar nuestro avatar, pero no así para el resto.

En su avatar de correo electrónico, use una foto legible, o bien el logotipo de su empresa. Esto le ayudará a que lo identifiquen de un vistazo.

2.- La firma de correos:

Ya sea que use correos corporativos (que son los más recomendados), o de dominio público (Gmail, Yahoo, etc...) Cree una firma para su email, de forma que cuando alguien abra sus correos, pueda saber quién le escribe.

En una firma de email usted puede agregar detalles relevantes como su foto, nombre de la empresa para la que trabaja, cargo, redes sociales, correo de contacto, dirección y número de teléfono. Es como una especie de "tarjeta de presentación" que nuevamente le identifica ante el receptor de sus correos.

En internet puede encontrar muchos servicios gratuitos y de pago que le permitirán crear una firma para sus correos electrónicos nosotros hemos usado Honeybook, para ello. Le invitamos a probarla.

Tenga en cuenta que si es usuario de Gmail desde el celular, la firma de correo electrónico que use será muy distinta a la de escritorio. Gmail suele separar estos formatos.

3.- Dominio propio:

A pesar que la dirección del remitente es lo último que chequea el receptor ( y en la mayoría de los casos no lo hace), enviar correos desde un dominio propio confirma que es su marca quien está emitiendo comunicaciones. Irónicamente, los servicios de correos públicos como Gmail o Yahoo, bloquean las direcciones de remitentes con sus mismos dominios, especialmente si las comunicaciones enviadas llevan como destino múltiples bandejas de entrada.

Le alentamos a adquirir la costumbre de chequear siempre la dirección del remitente para evitar suplantaciones a su identidad y robo de datos.

Para tener un correo de dominio propio, debe haber adquirido un dominio con algún proveedor como GoDaddy, Google Domains u otro, y configurar que las direcciones IP apunten a su bandeja.

Hoy por hoy, el correo electrónico sigue siendo el mejor canal para el envío de información formal, confirmaciones de acciones o comunicación corporativa. A pesar que las personas en su mayoría prefieren las aplicaciones de mensajería instantánea, la mayor ventaja del correo electrónico es ser multidispositivo y estar separado de las apps de uso cotidiano, lo que permite consultar la información fácilmente desde cualquier aparato tecnológico y encontrarla más fácilmente en una app que ha destinado a fines comerciales o de negocios.

Y usted ¿Qué factores considera de importancia a la hora de recibir un correo electrónico? Le invitamos a dejar su impresión en un comentario.

Si requiere más información sobre el uso de herramientas para comunicación vía email, puede solicitar una llamada o dejar un mensaje en nuestro chat. Con mucho gusto atenderemos su solicitud.