Como usar google calendar


Existen muchas herramientas de pago que ofrecen m煤ltiples funciones al momento de agendar citas y est谩 bien, automatizar este tipo de actividades, nos permite ahorrar mucho tiempo valioso.

Pero tambi茅n hay herramientas gratuitas y que se encuentran al alcance de nuestra mano, de hecho, no necesitamos m谩s que tener una cuenta de correo electr贸nico en Gmail. Seg煤n estad铆sticas, para el a帽o 2018, 1500 millones de personas hac铆an uso de este servicio de correo electr贸nico.

Como seguro debe saberlo, para poder hacer uso de los servicios de Google, usted necesita una cuenta. Y Calendar es uno de ellos.

¿Por qu茅 Calendar?


La raz贸n principal de usar Calendar, es su caracter铆stica de ser multidispositivo. Hoy por hoy, la mayor铆a de los terminales android tienen instalada la app por defecto, y en el caso de que use otro fabricante, tiene la posibilidad de descargarla.

Cuando decimos que se trata de una herramienta multidispositivo, nos referimos concretamente a que trabaja con el correo electr贸nico y por ende, puede acceder a ella desde su celular, tablet, laptop, mac, etc. Desde nuestro punto de vista esto es maravilloso, ya que el usuario puede conectarse desde donde quiera y enviar o recibir la solicitud.

Adem谩s, como ya dijimos, es una aplicaci贸n de uso gratuito, por lo cual solo tendr谩 que crearse una cuenta y comenzar a agendar las reuniones con sus prospectos o clientes.

Algunas cosas que debe saber sobre Google Calendar:


Google Calendar le permite crear una agenda virtual, la cual puede sincronizar muy f谩cilmente con su correo electr贸nico. Desde la aplicaci贸n usted podr谩 crear las siguientes actividades:

Meta: Seleccione un objetivo a cumplir entre los que le sugiere el calendario o cree uno personalizado. Ejemplo: Publicar un contenido en su blog.

La opci贸n "Meta" es muy 煤til para encontrar espacios en su agenda, especialmente si ya la tiene copada. Para actividades regulares como por ejemplo, redactar un art铆culo para su blog, solo deber谩 seleccionar la frecuencia de la actividad, el tiempo que va a emplear para realizarla y el mejor horario (ma帽ana, tarde, noche o en cualquier momento). El calendario buscar谩 autom谩ticamente un espacio vac铆o seg煤n sus criterios y lo asignar谩 a la actividad.

Adem谩s, a medida que agregue metas, el calendario ir谩 aprendiendo de sus h谩bitos, por lo cual le ayudar谩 a organizarse mucho mejor.

Recordatorio: Agregue una alerta para una actividad personal importante, el calendario le notificar谩 el d铆a y hora que usted haya elegido. Ejemplo: Revisar los contratos.

Tarea: Las tareas son similares a los recordatorios pero permiten agregar m谩s informaci贸n. En la versi贸n m贸vil del calendario, usted puede elegir si la tarea es una llamada o videollamada.

Eventos: Los eventos del calendario son la funci贸n m谩s potente de la aplicaci贸n. Al crear un evento, usted puede:

  • Agregar un t铆tulo a su evento.
  • Seleccionar la cuenta de correo electr贸nico que enviar谩 la invitaci贸n.
  • Seleccionar la fecha y hora del evento.
  • Seleccionar la zona horaria del evento.
  • Establecer una frecuencia de repetici贸n en caso que sea necesario.
  • Agregar personas a su evento mediante el correo electr贸nico.
  • Agregar una sala de videoconferencia en Google Meet.
  • Agregar una ubicaci贸n sincronizada con Google Maps, en caso que se trate de una reuni贸n presencial.
  • Agregar notificaciones previas a su evento: Podr谩 establecer recordatorios autom谩ticos a intervalos que considere correctos, estos recordatorios se mostrar谩n en los dispositivos de sus invitados y podr谩 elegir entre una notificaci贸n simple o el env铆o de un correo electr贸nico.
  • Seleccionar un color para categorizar el tipo de evento, una opci贸n 煤til para identificar las tareas de un vistazo.
  • Agregar una descripci贸n de su evento.
  • Agregar un archivo adjunto que se encuentre alojado en Google Drive.

Como ver谩, son muchas las opciones que ofrece y que convierten a la aplicaci贸n en una de las m谩s 煤tiles del mercado.

Google Calendar es gratuito y muy 煤til para agendar citas o eventos con sus prospectos y clientes.


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¿C贸mo agendar una reuni贸n o tour con un cliente o prospecto?


Agendar una reuni贸n o visita a una propiedad con su cliente o prospecto es bastante sencillo, para esto solo deber谩 pedir a la persona su correo electr贸nico y colocar los datos que sean necesarios en los campos que hemos indicado anteriormente.

A continuaci贸n, en el apartado "Agregar personas" escriba el email de la persona con quien est谩 concertando la cita. Posteriormente establezca notificaciones de acuerdo con el lapso de espera previo a la cita.

Compartir un evento en su blog o sitio web:


Usted puede crear un calendario p煤blico en el que compartir sus eventos, colocando en su blog o sitio web un enlace para que las personas puedan a帽adir el evento a su calendario personal. 脡sta funci贸n se encuentra disponible en la versi贸n de escritorio del Calendario de Google.

Para crear un evento que otros puedan agregar a sus calendarios personales siga los pasos que se detallan a continuaci贸n:

  1. Entre a la p谩gina principal del Calendario de Google, deber谩 iniciar sesi贸n si no lo ha hecho.
  2. Vaya al apartado "Mis Calendarios", si no ha creado un calendario p煤blico con anterioridad, h谩galo en la secci贸n "Otros Calendarios" pulsando "➕", coloque un nombre descriptivo que le permita diferenciar este calendario del privado. Si ya tiene un calendario p煤blico, omita este paso.
  3. Deje seleccionado el calendario p煤blico en el que desea publicar el evento.
  4. Elija una fecha y cree su evento tal como le hemos indicado arriba.
  5. Guarde su evento.

Hasta el momento, su evento est谩 creado pero no p煤blico, por lo tanto deber谩 realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccione el evento nuevamente.
  2. Haga clic en los tres puntos que se encuentran en la parte superior derecha del cuadro de di谩logo.
  3. Seleccione la opci贸n "publicar evento".

A continuaci贸n, el Calendario de Google le ofrecer谩 dos enlaces: el primero es el c贸digo HTML del evento, el cual incluye una imagen con el logo del calendario de Google, usted podr谩 copiar el c贸digo tal cual aparece e incluirlo en una entrada o p谩gina de su blog o sitio web.

El segundo, es un enlace directo, a efectos de personalizaci贸n o de compartirlo en otros medios como por ejemplo, v铆a email o redes sociales, use este enlace. Al pulsarlo, las personas podr谩n agregar el evento a su calendario privado.

Importante: verifique siempre la privacidad de sus eventos, antes de publicarlos en su sitio web, recuerde que si alguien ajeno a la organizaci贸n lo modifica, todos los invitados recibir谩n una notificaci贸n.

Notificaciones:


En nuestro caso, nos gusta enviar una notificaci贸n por correo electr贸nico, tres d铆as antes de la cita, un d铆a antes y media hora antes. De esta manera la persona podr谩 recordar que tiene un evento pendiente, sin embargo, depemder谩 de usted definir una cantidad 贸ptima y que no sea molesta para sus invitados.

En el siguiente video le mostramos como hacer una invitaci贸n sencilla a otra persona desde su celular:

Como ver谩, usar Google Calendar es muy sencillo, gratuito y 煤til. Y adem谩s le ayudar谩 en otros aspectos de su d铆a a d铆a.

Le invitamos a dejarnos un mensaje en el chat si tiene alguna duda o pregunta, y a compartir este art铆culo con sus colegas.

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