Cómo usar Google Calendar para agendar citas con sus prospectos

Existen muchas herramientas de pago que ofrecen múltiples funciones al momento de agendar citas y está bien, automatizar este tipo de actividades, nos permite ahorrar mucho tiempo valioso.

Pero también hay herramientas gratuitas y que se encuentran al alcance de nuestra mano, de hecho, no necesitamos más que tener una cuenta de correo electrónico en Gmail. Según estadísticas, para el año 2018, 1500 millones de personas hacían uso de este servicio de correo electrónico.

Como seguro debe saberlo, para poder hacer uso de los servicios de Google, usted necesita una cuenta. Y Calendar es uno de ellos.

La razón principal de usar Calendar, es su característica de ser multidispositivo. Hoy por hoy, la mayoría de los terminales android tienen instalada la app por defecto, y en el caso de que use otro fabricante, tiene la posibilidad de descargarla.

Cuando decimos que se trata de una herramienta multidispositivo, nos referimos concretamente a que trabaja con el correo electrónico y por ende, puede acceder a ella desde su celular, tablet, laptop, mac, etc. Desde nuestro punto de vista esto es maravilloso, ya que el usuario puede conectarse desde donde quiera y enviar o recibir la solicitud.

Además, como ya dijimos, es una aplicación de uso gratuito, por lo cual solo tendrá que crearse una cuenta y comenzar a agendar las reuniones con sus prospectos o clientes.

Google Calendar le permite crear una agenda virtual, la cual puede sincronizar muy fácilmente con su correo electrónico. Desde la aplicación usted podrá crear las siguientes actividades:

Meta: Seleccione un objetivo a cumplir entre los que le sugiere el calendario o cree uno personalizado. Ejemplo: Publicar un contenido en su blog.

La opción "Meta" es muy útil para encontrar espacios en su agenda, especialmente si ya la tiene copada. Para actividades regulares como por ejemplo, redactar un artículo para su blog, solo deberá seleccionar la frecuencia de la actividad, el tiempo que va a emplear para realizarla y el mejor horario (mañana, tarde, noche o en cualquier momento). El calendario buscará automáticamente un espacio vacío según sus criterios y lo asignará a la actividad.

Además, a medida que agregue metas, el calendario irá aprendiendo de sus hábitos, por lo cual le ayudará a organizarse mucho mejor.

Recordatorio: Agregue una alerta para una actividad personal importante, el calendario le notificará el día y hora que usted haya elegido. Ejemplo: Revisar los contratos.

Tarea: Las tareas son similares a los recordatorios pero permiten agregar más información. En la versión móvil del calendario, usted puede elegir si la tarea es una llamada o videollamada.

Eventos: Los eventos del calendario son la función más potente de la aplicación. Al crear un evento, usted puede:

Como verá, son muchas las opciones que ofrece y que convierten a la aplicación en una de las más útiles del mercado.

Agendar una reunión o visita a una propiedad con su cliente o prospecto es bastante sencillo, para esto solo deberá pedir a la persona su correo electrónico y colocar los datos que sean necesarios en los campos que hemos indicado anteriormente.

A continuación, en el apartado "Agregar personas" escriba el email de la persona con quien está concertando la cita. Posteriormente establezca notificaciones de acuerdo con el lapso de espera previo a la cita.

Usted puede crear un calendario público en el que compartir sus eventos, colocando en su blog o sitio web un enlace para que las personas puedan añadir el evento a su calendario personal. Ésta función se encuentra disponible en la versión de escritorio del Calendario de Google.

Para crear un evento que otros puedan agregar a sus calendarios personales siga los pasos que se detallan a continuación:

Hasta el momento, su evento está creado pero no público, por lo tanto deberá realizar los siguientes pasos:

A continuación, el Calendario de Google le ofrecerá dos enlaces: el primero es el código HTML del evento, el cual incluye una imagen con el logo del calendario de Google, usted podrá copiar el código tal cual aparece e incluirlo en una entrada o página de su blog o sitio web.

El segundo, es un enlace directo, a efectos de personalización o de compartirlo en otros medios como por ejemplo, vía email o redes sociales, use este enlace. Al pulsarlo, las personas podrán agregar el evento a su calendario privado.

Importante: verifique siempre la privacidad de sus eventos, antes de publicarlos en su sitio web, recuerde que si alguien ajeno a la organización lo modifica, todos los invitados recibirán una notificación.

En nuestro caso, nos gusta enviar una notificación por correo electrónico, tres días antes de la cita, un día antes y media hora antes. De esta manera la persona podrá recordar que tiene un evento pendiente, sin embargo, depemderá de usted definir una cantidad óptima y que no sea molesta para sus invitados.

En el siguiente video le mostramos como hacer una invitación sencilla a otra persona desde su celular:

Como verá, usar Google Calendar es muy sencillo, gratuito y útil. Y además le ayudará en otros aspectos de su día a día.

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